Projektmanagement

 

Ein Werk erfordert umso mehr Vorarbeit, je bedeutender und schwieriger es ist.
Henri de Saint-Simon (1760-1825)

Philosoph

Im Rahmen der Schulprogrammarbeit entstehen eine Reihe von Arbeitspaketen. Hier empfiehlt es sich, zur Systematisierung Instrumente des Projektmanagements (PM) einzusetzen.

Auch wenn bezüglich des Digitalpakts noch nicht alle Regularien geklärt sind, wollen sich Schulen bereits heute auf den Weg machen. Und: Mit Blick auf die eigenen schulinternen Curricula oder mit Blick auf die in den Ländern verabschiedeten Kerncurricula gilt es  in den Fachkonferenzen Inhaltsbereiche zu identifizieren, um dann arbeitsteilig auszuprobieren, welche Anwendung, App, Tool besonders geeignet zur oben beschriebenen KMK – Vorgabe einer Kompetenzförderung erscheint.

Rückmeldungen der Schulleitung im Umgang mit Leitbild-, Schulprogrogramm- und/oder Schulcurriculumarbeit zeigen, dass häufig eine »Welle kollektiver Kreativität« freigesetzt wurde, die an vielen Ecken und Enden intelligente neue Lösungen und Projekte schuf. Doch seien zum Leidwesen – vor allem der Schulleitung – alte Hemmschuhe bestehen geblieben:

  1. Alles war immer noch zu arbeitsaufwendig und drohte in quantitatives Wachstum »auszuarten«.
  2. Es gab immer noch zu viele Missverständnisse, weil die Kommunikationsebenen und -wege nicht klar genug waren.
  3. Die Weiterentwicklung wurde immer vielfältiger und damit unübersichtlicher, so dass es zu Pannen kam, weil Zuständigkeiten, Ressourcen, Zeiten nicht genügend abgesprochen, vorausbedacht und verbindlich vereinbart waren.1

Wie kann also das Management einer Schule aussehen, das einerseits an dem Prinzip festhalten will, etwas auszuprobieren zu wollen – auch mit der Gefahr eines Scheiterns und auf der anderen Seite Strukturen und Methoden zu schaffen, um den Überblick zu behalten, die notwendigen Schritte rechtzeitig einzuleiten, umfassende Informationspolitik zu betreiben und den Verantwortungsspielraum zu erweitern?

 

Die 7 W Fragen

Die 7 W-Fragen kommen eigentlich aus dem Journalismus. Sie sind eine Fragetechnik, die die Grundlage für die Recherche des Journalisten bildet. Damit stellt er sicher, dass er ein komplettes Bild von der zu berichtenden Situation hat. Nur so kann er gewährleisten, dass alle Informationen, die er dem Leser transportieren möchte, vorhanden sind.

Genauso ist es im Projekt: Als Schulleiterin, als Schulleiter will man sich einen Überblick über eine Fragestellung aus dem Schul- und Unterrichtsentwicklungsbereich verschaffen. Der Schulgemeinde dient dieser Überblick als Information, die Schulleitung sorgt darüber für Transparenz für ein zu initiierendes Projekt.

Ein Blogger2 hat einen Beitrag veröffentlicht, der verspricht, in 30 Minuten zu einer Projektplanung zu kommen. Nun, das stimmt sicher für eine Darstellung, ganz sicher nicht für die inhaltliche Gestaltung der Vorlage. Das kann schon einige Wochen in Anspruch nehmen, vor allem, wenn man den Partizipationsansatz ernst nimmt…

Dennoch halte ich die Mindmapvorlage3 mit den 7 W Fragen für eine gute Orientierung bzw. Unterstützung:

  • Wo stehen wir?
  • Warum machen wir das Projekt?
  • Was soll konkret erreicht werden?
  • Wer ist involviert?
  • Wie strukturieren wir das Projekt?
  • Bis wann müssen Teilziele erreicht werden?
  • Wie viel kostet das Projekt?

Diese pragmatischen W-Fragen sollten von der Initiierung bis zum Abschluss des Projekts immer wieder durchgegangen werden. So kann sichergestellt werden, dass die Kommunikation im Projektteam regelmäßig stattfindet und dass der Projektfortschritt kontinuierlich überwacht wird.

Der Blogger meint aus eigener Erfahrung: „Mit der einfachen Formel der „7 W-Fragen des Projektmanagements“ können – frei nach Pareto – mit 20 % des Aufwands 80 % des Nutzens von Projektmanagement erreicht werden.“

Systematisches Projektmanagement dient dazu, Entwicklungsvorhaben in der Schule zielorientiert durchzuführen und zu koordinieren. Dabei umfasst es zwei Aspekte: Leitlinie des schulischen Projektmanagements ist, das Engagement der Lehrkräfte in Projekten zu unterstützen und deren Ergebnisse nachhaltig in der Schule zu verankern.

  • Die Mitglieder von Projektgruppen brauchen Projektkompetenz, um effizient die gemeinsamen Ziele zu erreichen.
  • Die Mitglieder der Qualitätsentwicklungs/Steuergruppe brauchen Projektkompetenz, um ihre Kolleginnen und Kollegen dabei wirksam zu unterstützen.
  • Die Mitglieder der Schulleitung brauchen Projektkompetenz, um die Entwicklung der Schule systematisch steuern zu können.

Es gehört zu den Aufgaben der Schulleitung und einer Qualitätsentwicklungs/Steuergruppe, Strukturen und Verfahren für die Arbeit in Projekten festzulegen.

Immer wieder stellt sich im Projektmanagement die Frage nach dem Grad der Formalisierung. Er ist dann richtig gewählt, wenn er die Zielorientierung, Transparenz, Durchführung und Nachhaltigkeit des Projekts fördert bzw. erleichtert und zur jeweiligen Schulkultur passt. Pragmatismus hat hier – wie überall in der Schulentwicklung – Vorrang vor der Einhaltung der reinen Lehre.4

Weiterführende Links

  • Wiki zum Thema Projektmanagement

 

 

 

In Englisch, aber sehr umfassend:

Footnotes

  1. Hessisches Kultusministerium: SCHULPROGRAMME und Evaluation IN HESSEN. 1996-2004
  2. https://pm-blog.com/2010/02/07/7-w-fragen-des-projektmanagements/
  3. https://pm-blog.com/wp-content/uploads/2007/06/30-minuten-projektplan_20.pdf
  4. https://www.schule-bw.de/themen-und-impulse/oes/handbuchOES/Handbuch-OES_HR7_Projektmanagement.pdf